马上年底了，你的工作中，是不是各种会议接踵而来？

说起开会，很多人叫苦连天。本来好好的工作时间，通常就浪费在无休止的会议中。很多会议都冗长拖沓，要么没有明确的主题，要么开着开着就脱离了方向。而且，很多事项也都是议而不决，或最终没有执行，非常低效。

那么，如何开一场高效的会议呢？高维君发现，很多巨头公司的CEO都有着自己独特的秘诀。

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会议是管理者的一项管理工具。德鲁克认为，所谓会议，顾名思义就是集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。

我们之所以要开会，是因为各有个的工作，需要彼此合作才能完成某一项特定的任务。我们之所以要开会，只是因为某一情况所需要的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。

管理者总不免要参加讨论会、协调会和简报会等各种会议。会议正是管理者每日使用的管理工具。当然，这些工作也占去了管理者的时间。即使最善于分析其时间和管理时间的人，仍不免费大量时间于会议和报告上。

如果盘点组织的各种会议，我们发现大概有以下几种比较突出的问题：

首先一个是例会，通常是第一个重灾区。

大家通常觉得，既然叫例会，似乎就理所应当去开。所以，很多时候，组织里的各种周例会、月度例会、季度例会等等，集团层面的，部门组织的，占用了员工的大量时间。

第二个上司召集的会，也成为重灾区。上司召集的会议，一般下属很难拒绝。很多领导经常一拍脑袋，就让员工开会讨论问题。

管理者要提高自己的有效性，就要明确会议的贡献是什么？哪些人跟贡献相关，就让他们参加，而不是呼啦啦把一帮人叫过来，好像人越多越能显示领导的权威。这个时候往往是浪费大家的时间。

第三个就是滋生的会议。就是开会时缺乏主题和节奏，开着开着时间就过去了，而最终问题还是悬而未决，导致后面再继续开会讨论。

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德鲁克认为，会议应该是不得已的常态，不能视为常规。

原则上，一个管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当，把本应由一个职位或一个单位做的工作，分散到几个职位或几个单位去了。同时，职责混乱，从而未能将信息传达给需要信息的人。

一个人人都随时开会的组织，必然是一个谁都不能做事的组织。如果我们参加会议的时间超过总时间的四分之一以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织。

那么，如何避免那些无效的会议呢？

德鲁克认为，判断一个会议是否需要召开，必须以贡献为标准。有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会的目的是什么或应该是什么。他会自问：“我们为什么要召开这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了澄清我们应该做些什么?”

他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告。他一定坚持开会必须真正有所贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。

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当然，还有其他一些使会议有效的方法。高维君发现，很多巨头公司的CEO都有自己独特的秘诀。接下来，让我们一起来看看他们是怎么高效开会的。

▲苹果

1.控制规模，只邀请必要的人参加

乔布斯对会议的效率要求非常严格，他会严格控制规模，如果觉得某个人是多余的，甚至会毫不留情地把他从会议中赶出去。

据说，一次在和广告公司的例行会议上，乔布斯突然发现一位通常不会出现的女职员。于是，乔布斯指着她问：“请问您是哪位？”那位名叫Lorrie的职员解释说，因为这个案子和她所在的项目之间有关联，所以也被叫来开会。听完这些，乔布斯礼貌地请她离开了。“我不觉得你有必要参加这个会议，Lorrie小姐，谢谢。”乔布斯说。

听起来很是无情对不对？但“非直接负责人不参会”和“不去参加没必要的会议”是乔布斯开会的第一法则。

2. 确保每人负责会议一项议程

乔布斯的核心理念就是“责任思维”——这就意味着要安排适当的程序，让每个人都知道他们自己的责任是什么。

对此，苹果内部甚至还起了这样一个名字，即“直接负责的个人（DRI）”。通常情况下，DRI的名字会显示在会议日程之中，这样每个人都知道谁是负责人，该负责什么样的议程。

苹果公司的一位前员工表示，“苹果公司召开的任何一次有效的会议都会制定一份行动表。与每个行动事项紧邻的就是DRI名字。”苹果公司经常听到的一句话就是，“那个项目的DRI是谁？”

▲谷歌

谷歌创始人施密特认为开会是非常重要的一件事。他及其团队形成了一整套开会指南，可以将“浪费时间的事情”变成提高效率和士气的机会：

• 每个会议都需要一名决策者。

• 会议需要清晰的目的和结构。

• 用于分享信息或交流思想的会议仍然需要会议主持人。

• 在必要的时候才开会。

• 会议人数不要超过8个。

• 会议只邀请必要的人参加。

• 严格遵守时间限制。

• 开会时要一心一意。

▲亚马逊

1. 控制会议规模

对于如何控制会议规模，Amazon的CEO 杰夫·贝索斯有一个非常有趣的衡量标准：一场会议的人数，要控制在2份批萨的食用人数之内。如果超出这个规模，说明这个会议有太多的人参加了。

在贝索斯看来，开会时参会人数越多，会议效率往往越低下。

太多的人和声音，往往会造成适得其反的结果。因为一个人的大脑无法处理太多人的意见，而且大多数与会者也会倾向于与别人意见一致，而不是发表自己独特的想法。

他认为参会人数最好控制在两个披萨饼够吃的程度，意味着大约六七个人。团队太大，成员之间无法深入沟通，容易导致扯皮推诿，让项目陷入停顿或失败。

2. 杜绝PPT

贝索斯杜绝PPT，他认为PPT的信息传递效率非常低，听众看到的只是要点，很难真正接收到信息，由于缺乏信息量，使用PPT很容易让会议被问题打断。

贝索斯要求会议发起人必须事先打印一份不超过6页的备忘录，言简意赅又能清晰描述问题、解决方案、大量图表、数据和分析。

开会时，大家先从阅读备忘录开始，因为阅读备忘录的话，第二页的问题可能会在第四页得到解答。

3. 准备一张空椅子

据说贝索斯曾经做过一个有趣的提议：永远在会议室准备一张空的椅子来代表顾客。Amazon 的核心文化理念之一，就是从各个方面不断完善和提升顾问体验。这张空椅子就是一个符号性的象征，提醒每个人不要忘记这一点。