高产的猎头顾问都有一套按字母顺序或数字顺序的编排管理系统，他们用这个系统把过去和现在的候选人系统的排列并可以交叉参考。无论你是用文件柜还是用电子的数据库，详细分类和管理候选人的对访寻的效率都有非常大的影响。

除了给每位候选人建立资料库，整个的访寻工作记录也要有快速存取的方法。这样，一旦你列出某个职位的合适候选人名单， 如果在日后的工作中遇到类似的职位，你随时都能提出这个名单作为参考。所以我们最好详细记录访寻过程，以备日后需要时参考。

访寻记录主要供日后参考以及提供有价值的信息，记录的主要内容包括候选人姓名、年龄和基本联络信息（电话号码、地址和兴趣爱好等）。其它的一些资料，比如简历、分析报告和公司简介等要分开存放。

如果职位或行业有相似之处，一份半年的访寻记录也可以当成新记录的范本。