猎头顾问大都使用各种表格或电子表格记录候选人的相关信息，以便更好的储存、分类和查询。无论你使用何种表格，它都应该具备记录和评估候选人的专业技术、求职动机和配合程度的功能。
除了内部的数据表格，这里还有几个既常用又省时的工具：
职位意向表。这种表格类似于访寻工作表，非常有用，可以按照对专业技术、求职动机和配合程度的要求提取合适候选人，并且这种表格由候选人自己完成，而不是你。
简历。通过使用扫描和识别软件保存简历，这样可以为以后的修改、研究提供方便。当然，简历主要体现的是候选人的专业技术。
主要技能。这些表格是要求候选人填写的。为了评估他们的业务水平，我们设计了20道问题，以便发现他们的特长和潜在的能力。
自我评价。让候选人自我评价，给了他自由表达自己的成绩、管理水平、组织能力和个性的机会。但是必须记住，最终是由你和雇主来判断某个候选人是否符合录用标准，而不是他自己。
申请表。这种表格不仅可以为你提供有关候选人的大量信息(也是和专业技术相关的)，还可以为访寻工作带来方便。设计周全的申请表会要求候选人提供证明人、上级主管和同事的姓名。
使用这些工具可以帮你节约大量的时间，你不必再和候选人面对面或通过电话长时间的交谈。尤其对打进电话咨询的候选人和那些已有资料存档但暂时没有访寻价值的候选人，使用这些工具能在很大程度上提高效率。一旦你需要了解某个候选人的具体信息时，你就可以打开这些表格进行查找。
