HR都知道“在职场中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”这个道理，面对候选人的时候，更要如此！只把有价值的信息提供给候选人，不会让候选人看多了心烦，也不会让候选人看的东西太少不懂。

关于主题

主题是候选人了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

（1）一定不要空白标题，这是最失礼的；

（2）标题要简短，不宜冗长，不要让标题用“…”才能显示完你的标题；

（3）标题要能反映招聘信息和公司名称，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；

（4）一封信只针对“面试邀约”的主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；

（5）可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

关于称呼与问候

（1）恰当地称呼候选人，拿捏尺度

邮件的开头要称呼候选人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。

注意！即使你需要给几个候选人发邀约，也不要在称呼上只写“您好”，而是应该逐个逐个写好该候选人的名字。

（2）E-mail开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；;结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，候选人也能平静的看待。

关于正文

（1）邮件的正文要简明扼要，行文通顺

正文应简明扼要的说清楚面试邀约这件事情，当然了，对于招聘的要求也可以写上去。

如果招聘要求的内容确实很多，可以在下面分点简单描述；

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

（2）注意邮件的书写语气

根据候选人的简历信息，可以选择恰当的语气进行书写，以免过度严肃或者过度幽默，引起候选人不喜。

尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。

（3）一次邮件交待完整信息

面试邀约的内容最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会把自己不够严谨的缺点直接显露在候选人面前。

（4）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对候选人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

（5）对某些信息点可以标重点

这里的意思是：面试的时间、地点等重要的信息点，是允许标重点的。

但是不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

（6）合理利用图片，表格或者小视频等形式来辅助

一般这个用在介绍公司的那部分。

这个地方就可以动用到公司的一些聚会、晚会等活动的图片、公司的宣传视频、或者是对于工作要求的表格等等，作为辅助。

结尾签名

每封邮件在结尾都应该签名，这样候选人才可以清楚的知道发件人的主要信息。

（1）签名信息不宜过多

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。

（2）签名档文字应选择与正文文字匹配

签名档的书写文字要跟正文的文字相匹配，不要试图标新立异。